仕組み作りで仕事を効率的に実施する方法

以前のブログで、以下の流れで計画することで、仕事を
スムーズに進めることができるとお伝えしました。

1.ゴールを達成するために、必要のないものは、できるだけ
「すてる」

2.ゴールを達成するために必要な仕事を、実施期間と内容で
「わける」

3.わけた仕事を実施する役割を決めて、その役割を担う人に
「しまう」

4.これら決めたことをうまく進めていくための仕組みを作る
「しまう」の一環

今日は4点目について、もう少し詳しくお伝えしますね。

 

見える化して、共有する

これまでに「見える化して、共有する」ことで、仕事が
大きく改善するとお伝えしたことがあります。

では、「見える化して、共有する」とは、どういうこと
でしょう?

例えば、定例の会議で各人が仕事の状況を資料にして
報告するといったことがあげられます。

これをしなかった場合を考えると、経営者や管理職の
方は従業員ひとりひとりに状況を聞いて、全体把握を
しないといけません。

非常に手間がかかりますし、報告レベルがまちまちに
なります。

 

また、組織全体で共有することにはならず、経営者や
管理職だけが状況を知っているということになります。

そうなると、この状況を知っている人がいなくなると
仕事が進まなくなってしまうリスクもありますよね。

 

仕事は必ずしもひとりでは完結しないため、まわりの
状況を知ることは、自身の仕事の効率化につながります。

そして、より新鮮な情報が分かるほど、その度合いは
高まります。

だからこそ、同じレベルの情報を共有できる仕組み作り
が、大事なのです。

 

仕組み作りとは

先ほどの定例会議の例で、仕組み作りを考えてみましょう。

定例会議では、いつ・誰が・どのように報告するかを
決めて運用することになります。

 

・いつ
日次、週次、月次などによって、報告期間やレベルが
変わります。
また、情報の鮮度も変わりますよね。

・誰が
担当者なのか、管理者なのかなど。
経営者からすれば、管理職がある程度まとめてくれた
方が分かりやすいでしょう。

・どのように
口頭、フリーフォーマット、定型フォーマットによる
報告など。

 

このようなことを組織で決めて、運用することが
仕組み作りそのものです。

皆さんも自然とやっていることかと思いますが、
やり方は様々かと思います。

 

今回、例としてあげた定例会議も漠然と定期的に
行うのではなく、目的を明確にして、その目的に
沿った仕組み作りを考えて実行することが重要です。

なので、目的が変われば仕組みも変えることが
時には必要です。

 

仕組みの選択肢を多く持って、目的に合わせて選べる
ようになると、働き方から変えることができることを
実感できるようになるはずです。

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