皆さんは、会議でこんなことを感じたことはないでしょうか。
・何をやるための会議か分からない
・時間を守らない
・議題がズレる
・まともな意見が出てこない
・発言する人が特定の人に限られる
・毎回同じような議論が出る
・結論が出ない／分からない
きっと、誰もがどれか1つくらいは感じたことがあるでしょう。
会議のムダは6つの対応で解消！
これらの問題は、以下の6つのことをしっかりやれば、ほとんどが
解消されます。
１．ゴール（目的）を明確にする
→何をやるための会議かが分かるように
２．アジェンダ（議題）と配分を決める
→会議中の議題のズレが少なくなり、時間も守りやすく
３．事前に内容を共有する
→事前の共有で会議中の議論が活発に
４．会議の出席者を決める
→本当に必要な人だけを招集
５．会議の配布資料は最低限におさめる
→プロジェクターやホワイトボードを有効活用で意見を活発に
６．会議終了時に結論とToDo（次にやること）を明確にする
→結論が明確に、毎回同じ議論にならない
「すてる」の積み重ねで効率化
「片付ける経営」の1つ目のステップ「すてる」には、いくつか
要素がありますが、仕事にかける時間、何（誰）のための仕事か、
やめたら誰が困るか、などを分析して行動に移します。
上記の6つのことを意識してみると、「すてる」ものが見えて
きますよね。
例えば、
１．ゴール（目的）がない会議はやめても良いのでは？
２．アジェンダ（議題）がほとんどなければ、その回はスキップ
しても良いのでは？
３．事前に内容を共有した時点で目的が達成することもあるのでは？
４．アジェンダを決めたら、出席しなくて良い人がいるのでは？
５．配布資料を減らせば、準備時間をかなり削減できるのでは？
６．結論とToDoを明確にしたら、次の会議で同じ議論が出なくなり
時間が短縮できるのでは？
どうでしょうか。
「すてる」の積み重ねが、仕事のムダを減らして、効率化につながる
気がしませんか？
こういうことは、やりかたを変えてルール化する必要がありますが、
同じ組織の人間だけでは変えられないことが多いです。
そういった時には、コンサルタントなどの外部の人間を入れてみること
が非常に有効な場合があります。