仕事のタスク化で得られる4つのメリット

 

皆さんは、仕事をしていてこんなことを感じたことはないでしょうか。

・あとどれくらいで終わるか分からない
・どこまで進んだか聞かれて答えられない
・並行して複数の仕事をするとわけもなく忙しく感じる
・いつの間にか時間だけが過ぎている
・いつまでたっても仕事が片付いた気がしない

きっと、誰もが経験があると思います。

私も計画を立てずに取り掛かった仕事では感じることがあります。

 

タスク細分化のメリット

仕事をタスクに細分化することで、このような悩みを解消し、
以下のようなメリットを得ることができます。

1.直近でやることが明確になる

2.タスクの消化を積み重ねて達成感が得られる

3.進捗報告が簡単になる

4.時間の見積もり(スケジュール化)が正確になる

 

例えば、顧客に依頼された「資料を作る」という仕事をタスク化
してみます。

1.必要な情報を収集する
・求めている情報を明確にする
・期待していることは何かを明確にする
・期待している以上の価値を提供できるか検討する

2.アジェンダ(目次)を作る
・資料の構成(章立て)を考える
・収集した情報を踏まえて流れを確認する

3.資料を作成する
・1章を作成する
・2章を作成する

・まとめ

4.レビューする
・自己レビューする(誤字がないか、分かりやすいか)
・上司にレビューを依頼する

5.修正
・レビュー結果を反映する

※必要に応じて 4,5を繰り返す

 

このように書き出すだけで、何から手を付けるかが明確になり、1タスク
完了すれば達成感が得られます。どこまで進んでいるかも一目瞭然で、
各タスクにかかる時間を設定すれば、仕事がいつまでに終わるかを予測
できます。

 

タスク化するにあたっては最初から完璧なものを目指す必要はありません。
作業を進めていく中で追加したり、変更したりすれば良いのです。

プロジェクトマネジメントでは、このような手法を「段階的詳細化」
と呼びますが、難しい話は抜きにして、先のことは、より具体化した
時点で随時更新すれば良いのです。

 

はじめのうちは、タスク化することに時間がかかるかもしれませんが、
こうすることで頭が整理され、結果的に仕事がスムーズに進むはずです。

 

タスク化による見える化

また、タスク化することで見える化でき、これを他人と共有することで
新たなことが見えてくるというメリットもあります。

 

例えば、

・とあるタスクに時間がかかりすぎているのでは?
→ やらなくて良いタスクが含まれている 【すてる】

・他の進め方(タスク順)の方が良いのでは?
→ タスク分けを変えて順序を入れ替える 【わける】

・みんな同じやり方をすれば効率化できそうだよね!
→ ルールやマニュアル整備 【しまう】

 

やはり、他人や組織外の人の視点は大事ですよね。

 

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