会議のムダをなくす6つの方法

皆さんは、会議でこんなことを感じたことはないでしょうか。

・何をやるための会議か分からない
・時間を守らない
・議題がズレる
・まともな意見が出てこない
・発言する人が特定の人に限られる
・毎回同じような議論が出る
・結論が出ない/分からない

きっと、誰もがどれか1つくらいは感じたことがあるでしょう。

会議のムダは6つの対応で解消!

これらの問題は、以下の6つのことをしっかりやれば、ほとんどが
解消されます。

1.ゴール(目的)を明確にする
→何をやるための会議かが分かるように

2.アジェンダ(議題)と配分を決める
→会議中の議題のズレが少なくなり、時間も守りやすく

3.事前に内容を共有する
→事前の共有で会議中の議論が活発に

4.会議の出席者を決める
→本当に必要な人だけを招集

5.会議の配布資料は最低限におさめる
→プロジェクターやホワイトボードを有効活用で意見を活発に

6.会議終了時に結論とToDo(次にやること)を明確にする
→結論が明確に、毎回同じ議論にならない

 

「すてる」の積み重ねで効率化

「片付ける経営」の1つ目のステップ「すてる」には、いくつか
要素がありますが、仕事にかける時間、何(誰)のための仕事か、
やめたら誰が困るか、などを分析して行動に移します。

 

上記の6つのことを意識してみると、「すてる」ものが見えて
きますよね。

 

例えば、

1.ゴール(目的)がない会議はやめても良いのでは?

2.アジェンダ(議題)がほとんどなければ、その回はスキップ
しても良いのでは?

3.事前に内容を共有した時点で目的が達成することもあるのでは?

4.アジェンダを決めたら、出席しなくて良い人がいるのでは?

5.配布資料を減らせば、準備時間をかなり削減できるのでは?

6.結論とToDoを明確にしたら、次の会議で同じ議論が出なくなり
時間が短縮できるのでは?

 

どうでしょうか。

「すてる」の積み重ねが、仕事のムダを減らして、効率化につながる
気がしませんか?

 

こういうことは、やりかたを変えてルール化する必要がありますが、
同じ組織の人間だけでは変えられないことが多いです。

 

そういった時には、コンサルタントなどの外部の人間を入れてみること
が非常に有効な場合があります。

 

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